Ga terug

Checklist voor openbare aanbestedingen: 10+1 tips van experts

Gepubliceerd op 9 september 2024

Wanneer je inschrijft op een openbare aanbesteding moet je documentatie aanleveren waarbij je de voorschriften tot de letter nauwkeurig dient op te volgen. Eén ontbrekend element kan leiden tot een ongeldige inschrijving. Het is natuurlijk zeer teleurstellend om uitgesloten te worden na al het harde werk dat een aanbesteding vergt. Maak daarom (ver) van tevoren een aanbestedingschecklist van alle benodigde documenten. Zo weet je zeker dat je niet uitgesloten wordt.

In dit artikel delen we onze beproefde tips voor het opstellen van een complete checklist voor Europese aanbestedingen. Let wel op: Iedere aanbesteding is anders en vereist ook een unieke checklist. Onderstaande checklist dient dus als basis, waar je nog verdere punten aan kunt toevoegen die uniek zijn aan de aanbesteding.

Wat staat er in een goede checklist voor aanbestedingen?

Een complete aanbestedingschecklist bevat alle benodigde documenten die je nodig hebt zowel bij 1) de inschrijving en 2) na gunning. Hoewel sommige documenten pas vereist zijn na gunning, is het belangrijk dat je er al op voorbereid bent op winst vóórdat je inschrijft. Kom je er ná gunning achter dat je niet (tijdig) beschikt over een belangrijk document? Dan loop je het risico om de voorlopig gewonnen opdracht te verliezen. De doorlooptijd voor het aanleveren van deze documentatie is vaak zéér kort (tussen de 5-20 kalenderdagen). Bereid je daarom altijd voor op het winnen van de aanbesteding.

Stel je checklist op voor de Nota van Inlichtingen

Idealiter stel je de aanbestedingschecklist op aan het begin van je traject – wanneer je nog tijd hebt om vragen te stellen via de Nota van Inlichtingen (NvI). Controleer bij het opstellen van de checklist het volgende:

• Zijn alle bijlagen compleet?
• Bevatten de bijlagen onjuistheden?
• Is het duidelijk wat je moet doen voor elk vereist document?

Het komt regelmatig voor dat de aanbestedende dienst een verkeerd bestand uploadt of dat je onduidelijkheden tegenkomt in bijlagen. De Nota van Inlichtingen bieden de kans om opheldering te vragen.

Onze standaard aanbestedingschecklist

Voor deze checklist zijn we uitgegaan van Europese aanbestedingen op basis van het EMVI-principe (Economisch Meest Voordelige Inschrijving). In het merendeel van de gevallen betreft het de volgende documenten:

Bij indiening:
1. Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
2. Referentieformulier
3. Kwaliteitswensvragen
4. Prijzenblad
5. Verklaring van geen Russische betrokkenheid

Na gunning:
6. Verklaring Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA)
7. Verklaring Betalingsgedrag (BD)
8. Uittreksel Kamer van Koophandel (KVK)
9. Jaarrekening
10. Verzekeringspolis
11. Kwaliteitsbewijzen (ISO-certificeringen of vakspecifieke keurmerken)

Belangrijke tip: Houd je aanbestedingschecklist up to date!

Behandel de checklist als een levend document. Vaak zorgen de Nota van Inlichtingen voor wijzigingen in de documenten die je moet indienen. Denk daarbij aan: een ander prijzenblad, gewijzigd aantal A4 voor de gunningscriteria, andere verzekeringsvoorwaarden, etc. Controleer de NvI op updates en houd de wijzigingen bij in de checklist. Zo zorg je dat je niet de verkeerde documenten indient.
De definitieve checklist is dus eigenlijk pas gereed ná de laatste NvI. Begin wel zo snel mogelijk ermee zodat je last-minute stress voor de deadline voorkomt.

Checklist van Wedobids: voorbeeld van ons online dashboard

Het verzamelen van alle benodigde documenten gaat niet in één keer. Daarom raden we aan om per checklistonderdeel bij te houden wat de status ervan is. Zo behoud je nog beter het overzicht en zorg je dat je écht niks vergeet.

Bij Wedobids maken we hiervoor gebruik van een online dashboard waarbij ieder checklistonderdeel opgedeeld is in substappen. Zie kolom ‘Status’ in onderstaande afbeelding voor een voorbeeld. Heb je geen projectmanagementprogramma? Dan kun je ook een spreadsheetprogramma zoals MS Excel of Google Spreadsheet gebruiken.

Onze beproefde tips per checklistonderdeel

Met alleen het opstellen van een checklist ben je natuurlijk nog niet klaar. De grotere uitdaging is het verzamelen van de benodigde documenten én het juist invullen ervan. Om je nog verder te helpen met een foutloze indiening, delen we graag onze beproefde tips per checklistonderdeel.

Tips checklistonderdelen bij indiening

1. Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
Het UEA is een document dat bij Europese aanbestedingen wordt gebruikt om te verklaren dat een inschrijver voldoet aan de gestelde eisen en criteria voor deelname aan een aanbestedingsprocedure.

Aandachtspunten bij het invullen van het UEA:
• Het UEA moet rechtsgeldig ondertekend worden. Dat betekent dat degene die het UEA ondertekent, daadwerkelijk tekenbevoegd moet zijn. Weet je niet zeker wie dat is? De tekenbevoegde is degene die vermeld staat op een uittreksel Handelsregister KvK (eventueel van een bovenliggende entiteit in geval van moederbedrijven). Is diegene niet beschikbaar is om het UEA te ondertekenen (bijvoorbeeld door ziekte of vakantie)? Zorg dat je van tevoren een volmacht hebt geregeld.
• Controleer ook wat voor soort handtekening er vereist is. Sommige aanbestedende diensten staan een ‘gewone’ digitale ondertekening niet toe. Soms moet je een digitale handtekening met certificaat OF natte handtekening zetten. Neem hiervoor de uitsluitingsgronden of geschiktheidseisen in de leidraad goed door.
• Wanneer je beroep doet op de draagkracht van onderaannemers (ook wel derden of andere entiteiten), moeten ook zij een UEA aanleveren. Bij gunning moeten zij ook een uittreksel Handelsregister KvK en mogelijk ook andere aanvullende documentatie aanleveren. Let hier goed op en vraag ook deze op tijd op bij je onderaannemers.
• Vaak moet je het UEA openen als pdf-document. Lukt het niet om het te openen of wordt het document vreemd weergegeven? Zorg dat je Adobe Acrobat Reader en niet een ander pdf-readerprogramma. document kan alleen geopend worden met Adobe reader.
• Zie je het UEA niet tussen de bijlagen van de aanbestedende dienst? Controleer in je aanbestedingsplatform (zoals TenderNed) of de aanbestedende dienst gebruik maakt van een UEA-wizard. In dat geval dien je je gegevens in de wizard zelf in te voeren in plaats van een pdf-document.

2. Referentieformulier
Een referentieformulier is een document waarmee je informatie verstrekt over een eerder uitgevoerde dienst of project. Het doel van het formulier is om aan te tonen dat je de te gunnen opdracht kunt uitvoeren, doordat je al eerdere ervaring hebt opgedaan voor een vergelijkbare opdracht of bij een vergelijkbare opdrachtgever.
Aandachtspunten bij het invullen van het referentieformulier:

• Uit je omschrijving van de referentie-opdracht moet blijken dat je voldoet aan alle kerncompetenties. Neem hiervoor de leidraad goed door om te achterhalen waar je aan moet voldoen (vaak te vinden onder het kopje “geschiktheidseisen”). Kies een bijpassende opdracht die je in het verleden succesvol hebt uitgevoerd. Beschrijf het vervolgens op een manier zodat een buitenstaander (de aanbestedende dienst in dit geval) het makkelijk begrijpt.
  Tip: Neem het woordgebruik en de gevraagde referentiecijfers exact over in je referentiebeschrijving. We zien regelmatig dat bedrijven hun eigen terminologie aanhouden of een algemeen verhaal delen. Dit kan onduidelijkheden opleveren voor de aanbestedende dienst.
• Wees ervan bewust dat de referent gebeld door de aanbestedende dienst kan worden ter controle. Soms moet de referent ook de referentie ondertekenen of een tevredenheidsverklaring aanleveren. Vraag daarom van tevoren om toestemming of je gewenste contactpersoon akkoord is om opgegeven te worden als referentie.
• Daarnaast moet je goed checken of je voor elke kerncompetentie dezelfde of juist verschillende referenties moet opgeven. Als je hierin keuze hebt, kies dan voor de referent die het meest lijkt op de te gunnen opdracht (zelfde type klant, zelfde regio, of zelfde dienstverlening).

3. Kwaliteitswensvragen
Aandachtspunten bij het uitwerken van de kwaliteitswensvragen:
• Controleer of de gunningscriteria voldoen aan alle vormvereisten zoals: het maximale aantal A4, lettertype en lettergrootte.
• Zorg dat alle subvragen beantwoord zijn in de uitwerking van de gunningscriteria.

Wil je tips voor het opstellen van de winnende gunningscriteria? Lees ons blogartikel met 10 tips voor het schrijven van een aanbesteding.

4. Prijzenblad
Aandachtspunten voor het invullen van het prijzenblad:
• Lever een complete prijsopgave aan conform de bijlage die de aanbestedende dienst heeft verstrekt. Controleer of je alle vereiste kostenposten hebt opgenomen. Dit klinkt vanzelfsprekend, maar het is gemakkelijk om een invulveld over het hoofd te zien.
• Tip: Test of het prijzenblad klopt door fictieve getallen in te vullen. Geef bijvoorbeeld overal een 2 aan als prijs. Zo achterhaal je hoe het prijzenblad doorrekent. Soms is dit namelijk niet duidelijk of in enkele gevallen zelfs incorrect. Test het prijzenblad helemaal aan het begin van je aanbestedingstraject. Wacht hier niet mee tot aan het einde. Door dit vooraf te controleren, kun je het nog vragen tijdens de NvI of direct bij de aanbestedende dienst via het aanbestedingsplatform (zoals TenderNed of Negometrix).

5. Verklaring vanwege Europese sancties tegen Rusland en Belarus
Dit is een verklaring waarbij je aangeeft dat er geen sprake is van Russische betrokkenheid. Hoewel deze verklaring niet voor iedere aanbesteding verplicht is, zie je dat het zeer regelmatig opgenomen wordt als een vereist document voor het indienen van de aanbesteding. Lees hier meer over op de website van PIANOo.

Tips checklistonderdelen na gunning

6. Verklaring Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA)
Deze verklaring toont aan dat je voldoet aan de integriteitseisen voor het deelnemen aan aanbestedingen.
– Ben je nieuw op het gebied van aanbestedingen? Vraag op tijd een GVA aan. Het aanvragen van een nieuwe GVA duurt minimaal 6 weken.
Je vraagt de GVA aan op de website van Justis (klik op: “Start digitale aanvraag”).
– Controleer ook de geldigheid van je GVA op de datum van inschrijving. Een GVA is twee jaar geldig.
Tip: maak een agenda-item aan om je eraan te herinneren wanneer de GVA dreigt te verlopen.

7. Verklaring Betalingsgedrag
De Verklaring Betalingsgedrag is een document van de Belastingdienst dat aantoont dat je bedrijf voldoet aan zijn fiscale verplichtingen:
– Let ook op de geldigheid van je Verklaring Betalingsgedrag. Een Verklaring Betalingsgedrag is 6 maanden geldig na de datum van afgifte. Je vraagt het document aan op de deze webpagina van de Belastingdienst.

8. Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel (KVK)
Zorg voor een recent uittreksel van het Handelsregister KVK.
Het uittreksel moet in de meeste gevallen minimaal 6 maanden geldig zijn op het moment van inschrijven. Je kunt het uittreksel op de website van het KVK vinden en downloaden.

9. Jaarrekening
Dit is de jaarrekening die je elk jaar moet opstellen en indienen bij de Belastingdienst. Aan het begin van het kalenderjaar is het meestal nog niet mogelijk om de jaarrekening van het afgelopen kalenderjaar te gebruiken. Zorg dat je de meest recente versie van de jaarrekening gebruikt, binnen 12 maanden van het boekjaar.
Let op: in vrijwel elk geval mag dit geen continuïteitsparagraaf bevatten.

10. Verzekeringspolis
Hiermee toon je aan dat je over de benodigde verzekeringen beschikt, zoals aansprakelijkheids- of beroepsaansprakelijkheidsverzekeringen. De vereiste verzekeringsbedragen zijn afhankelijk van de aanbesteding en het vakgebied. Controleer goed of je voldoet aan de vereiste verzekeringsbedragen.
Tip: Voldoe je hier niet aan? Dan heb je via de NvI de mogelijkheid om te vragen of de eis – naar redelijkheid – verlaagd kan worden.

11. Kwaliteitsbewijzen (ISO-certificeringen of vakspecifieke keurmerken)
Vaak worden kwaliteitsbewijzen of certificeringen gevraagd als bewijst dat je voldoet aan de relevante kwaliteitsnormen en – certificeringen binnen jouw branche. De meest gevraagde certificeringen zijn: ISO 9001 (kwaliteit) en ISO 1400 (Milieu) en ISO 27001 (informatiebeveiliging). In de leidraad lees je welke kwaliteitsbewijzen er benodigd zijn voor de inschrijving. Tip: in sommige gevallen is een gelijkwaardig document ook voldoende. Hier is jurisprudentie over: klik hier voor een voorbeeld.

Ben je klaar om in te schrijven? Lees ook ons stappenplan voor het inschrijven op aanbestedingen voor nog meer tips van onze bidexperts.

Conclusie

Het verzamelen én controleren van alle benodigde documenten vergt veel werk en nauwkeurigheid. Door het opstellen van een complete checklist, help je jezelf om overzicht te bewaren en niets te vergeten. Kom je er niet uit in je eentje? Overweeg om professionele hulp bij aanbestedingen in te schakelen. Bij Wedobids helpen we je graag om je aanbesteding van start tot finish perfect te laten verlopen. Met een team van aanbestedingsspecialisten aan je zijde, verzeker jezelf van 100% foutloze indieningen!

Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.