Ga terug

Stappenplan: Inschrijven op een aanbesteding als een PRO(jectmanager)

Gepubliceerd op 26 juni 2024

Wil je efficiënt en stressvrij inschrijven op een aanbesteding? Dan is het belangrijk om je goed voor te bereiden op het gehele inschrijvingsproces. Doe je dat niet, dan is de kans groot dat je – te laat – op complexe vraagstukken stuit. Dit zorgt niet alleen voor last-minute stress, maar je vergroot hiermee ook de kans op fouten waardoor je de winst misloopt.

Bij Wedobids helpen we je graag op weg naar een vlekkeloze inschrijving op een aanbesteding. Daarom hebben we onze projectmanager Sophie gevraagd om stap voor stap uit te leggen hoe je inschrijft op aanbestedingen. Daarbij deelt ze haar beste tips. Met onderstaand stappenplan schrijf je in op aanbestedingen als een PRO(jectmanager) 😉

Stap 1: Klaarmaken voor aanbesteding (verzamel de benodigde documenten)

Voordat je begint met het zoeken naar aanbestedingskansen, is het essentieel om ervoor te zorgen dat je überhaupt kan inschrijven. Onderzoek of je alle benodigde documenten, accounts en informatie paraat hebt. Dit omvat onder andere:

a) Aanvragen van e-Herkenning
Om aan te melden op het aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid, TenderNed, heb je allereerst e-Herkenning nodig. Het aanvragen van e-Herkenning kan bij verschillende partijen (klik hier voor meer informatie). Er zijn 4 betrouwbaarheidsniveaus. Voor de platformen die je nodig hebt om in te schrijven (TenderNed en een GVA, zie volgende substappen) is minimaal EH2 nodig.

b) Aanmelden op TenderNed
Zodra je E-herkenning gereed is, kan je een TenderNed account aanmaken. Naast TenderNed zijn er nog andere platforms waarvoor geen e-Herkenning nodig is, zoals Mercell en CTM. Afhankelijk van je branche, is het aan te raden om ook op deze platforms in te schrijven.

c) Gedragsverklaring aanbesteden (GVA) aanvragen
Een kopie van de GVA is vereist bij het inschrijven op iedere openbare aanbesteding. Je vraagt de GVA online aan (zie link), mits je E-herkenning binnen is. Na de online aanvraag ontvang je de GVA per post. Bewaar deze goed.
Let op: De GVA is 2 jaar geldig. Controleer van tevoren de geldigheid van je GVA. Zorg ervoor dat je op tijd een nieuwe aanvraagt als je GVA op het moment van indiening niet meer geldig is. Doorgaans duurt het 6-8 weken voordat de GVA binnen is. Goed om deze dus ver van tevoren op te vragen in plaats van bij aanvang van de aanbesteding. Ben je te laat met het aanvragen van de GVA? Dan kan je niet inschrijven.

Kosten E-herkenning en GVA
Er zijn kosten verbonden voor het aanvragen van E-herkenning en de GVA. Anno 2024 zijn de kosten voor het aanvragen van de GVA €75,-. De kosten voor E-herkenning verschillen per niveau, abonnementsvorm en platform, maar bedragen ongeveer van 20 tot 55 euro per jaar.

Stap 2: Aanbestedingen spotten

Het identificeren van relevante aanbestedingen, ook wel spotten, is de volgende stap in het aanbestedingsproces. Hiervoor gebruik je TenderNed: het platform waarop alle Nederlandse aanbestedingen worden gepubliceerd. Voor aanbestedingen gepubliceerd in heel de EU heb je TED.

Tip 1: Maak een interesseprofiel aan om automatisch meldingen te ontvangen van alle voor jouw interessante aanbestedingen
TenderNed biedt de mogelijkheid om een interesseprofiel aan te maken. Met een interesseprofiel kun je een zoekopdracht bewaren en vervolgens automatische alerts ontvangen als er nieuwe of gewijzigde aanbestedingen zijn gepubliceerd die voldoen aan je ingestelde filters. Je kunt bepaalde filters aangeven in je interesseprofiel, zoals: de naam van de aanbestedende dienst, type opdracht, plaats, omschrijving van de opdracht (CPV-codes), nationale of Europese opdrachten, zoektermen en type publicatie.

Tip 2: Blijf ook zelf spotten
Om echt zeker te zijn dat je geen enkele kans mist, raadt Sophie aan om regelmatig zelf te spotten. Het kan namelijk zo zijn dat aanbestedende diensten net andere bewoordingen of CPV-codes gebruiken dan jij, waardoor je er geen melding van ontvangt. Door regelmatig zelf de nieuwe publicaties te controleren, weet je zeker dat je geen aanbesteding over het hoofd ziet. Sophie: “Ik doe dit zelf één keer in de week. Dan scan ik snel alle gepubliceerde aanbestedingen van de afgelopen week op TenderNed. Dit klinkt als veel werk, maar het kost me slechts 5 minuten per week. ”

Tip 3: Maak gebruik van aanbestedingsplatforms
Er zijn ook verschillende platforms of tools op de markt, zoals Aanbestedingskalender of TenderApp, die je helpen met het vinden van nieuwe, relevante aanbestedingen. Vooral wanneer je zeer regelmatig inschrijft op aanbestedingen, is het gebruik van een aanbestedingsplatform het overwegen waard.

Stap 3: Kwalificeren – Go of no go?

Nadat je een potentiële kans hebt gespot, is het belangrijk om zorgvuldig af te wegen of je daadwerkelijk inschrijft op de aanbesteding of niet. Daarvoor zijn de volgende vragen van belang:

Vraag 1: Sluit je dienst of product aan op de behoefte van de aanbestedende dienst?
Neem daarvoor het Programma van Eisen en de leidraad, ook wel beschrijvend document, goed door. Vaak vind je onder ‘opdrachtbeschrijving of ‘inhoud van de opdracht’ een beschrijving van de gewenste dienst of product.

Vraag 2: Voldoe je aan de gevraagde geschiktheidseisen en referenties?
Wanneer het gevraagde product of dienst past bij je bedrijf is het zaak om te controleren of je voldoet aan alle geschiktheidseisen. Aanbestedende diensten stellen namelijk bepaalde criteria op omtrent zaken als financiële stabiliteit, technische bekwaamheid of professionele ervaring. Zo bewijs je dat je geschikt bent om de opdracht uit te voeren. Voldoe je niet aan de eisen? Dan kun je niet meedoen. Neem daarom de geschiktheidseisen uit de leidraad en het PvE goed door.

Tip: Voldoe je net niet aan alle eisen? Zoek samenwerkingen op met andere partijen.
Wanneer je (net) niet voldoet aan alle eisen, kun je eventueel een of meerdere onderaannemers aanhaken. Samen met de onderaannemer schrijf je in en voer je de opdracht uit. In sommige gevallen maakt dit het toch mogelijk om in te schrijven op een aanbesteding.
Let op: Ook voor onderaannemers gelden specifieke eisen. Lees je goed in of vraag ons om professionele hulp bij aanbestedingen.

Vraag 3: Heb je voldoende kennis en capaciteit om op de aanbesteding in te schrijven binnen het opgegeven tijdsbestek?
Nadat je hebt onderzocht of je wilt en kunt inschrijven, is het ook nog belangrijk om te onderzoeken of het praktisch haalbaar is voor je bedrijf en teamleden. Zet de planning van de aanbestedende dienst naast de planning van je bedrijf. Onderzoek welke stakeholders binnen en buiten je bedrijf nodig zijn voor het beantwoorden van de gunningscriteria en het invullen van het prijzenblad en andere bijlagen. Bijvoorbeeld: specialistische kennishouders, onderaannemers, moederorganisaties, tekenbevoegden, etc.

Red je de planning van de aanbestedende dienst met je bezetting en bedrijfscapaciteit? Dan is het een ‘go’!

Tip: Zorg dat alle betrokkenen dezelfde kant op staan. Maak gezamenlijk tijd voor het inschrijven op de aanbesteding; maak een duidelijke verdeling; kies samen een strategie en ga hiervoor! Doe dit het liefst voor afloop van de NvI-deadline(s). Wanneer je de strategie samen bespreekt, komen er doorgaans veel vragen naar boven die je het beste kunt stellen in een NvI.

Stap 4: (In)schrijven

Zodra je hebt vastgesteld dat een aanbesteding geschikt is voor je bedrijf, is het tijd om de inschrijvingsprocedure te starten. Dit omvat onder meer: het invullen van alle benodigde formulieren, bepalen van de inschrijfprijs en het schrijven van een overtuigend voorstel. De instructies en de planning van de aanbestedende instantie zijn hierbij leidend.

“Je moet écht scherp zijn op de planning en de eisen, anders lig je er gewoon uit.”

Sophie van Zitteren, projectmanager bij Wedobids

Belangrijk! Verdiep je in de Nota van Inlichtingen (NvI)
De Nota van Inlichtingen biedt je de mogelijkheid om vragen te stellen over de aanbesteding en antwoord te krijgen van de aanbestedende dienst zelf. Doe het wel op tijd. Niets is zo jammer als te laat erachter komen dat iets toch onduidelijk is. De NvI is gebonden aan harde deadlines. Te laat = te laat!

Heb je zelf geen vragen? Houd dan alsnog zeker de Nota van Inlichtingen in de gaten. Het komt vaak voor dat daarin belangrijke wijzigingen worden gecommuniceerd (en nergens anders). Denk aan veranderingen aan het prijzenblad of een wijzigingen in het maximaal aantal A4. Het missen van deze wijzigingen kan voor uitsluiting zorgen als je er niet aan voldoet. De antwoorden uit de meest recente NvI zijn leidend ten opzichte van de andere documenten. Veel van de te ondertekenen formulieren kun je daarom het beste pas afronden na de laatste NvI-ronde. Je weet namelijk pas dan zeker welke correct zijn.

Ons advies is om het platform vroegtijdig te checken om te kijken hoe het werkt en waar alles geüpload moet worden. Ook hierbij raden we aan om dit te doen voor de NVI zodat je hierover vragen kunt stellen bij onduidelijkheden. Denk hierbij aan issues zoals het niet goed doorrekenen van een prijzenblad of geen plek om een bepaalde bijlage up te loaden binnen het platform.

Stap 5: Indienen

Zorg dat je alles op tijd indient. Wacht niet tot het moment vlak voor de deadline! Wij raden aan om het uiterlijk een werkdag van tevoren in te dienen. Soms heb je te maken met storingen op het platform waar je alle documenten moet indienen. Daarnaast heb je ook tijd nodig om te achterhalen hoe het platform werkt. De manier waarop je moet indienen, verschilt per aanbesteding: Soms moet je alle documenten in 1x uploaden, soms moet het allemaal apart.

Bij Wedobids passen we standaard het 4-ogen principe toe. Dat betekent: Alle bijlagen, gunningscriteria en het indienen zelf controleren we met minimaal twee paar ogen. Met een frisse blik kan de tweede persoon eventuele onopgemerkte details spotten en de ander scherp houden. Zo voorkom je fouten.

Tips om veelvoorkomende indieningsfouten te voorkomen:

• Maak aan het begin van je aanbestedingstraject een checklist van alle benodigde documenten. Op het moment van indiening haal je de checklist erbij om te controleren of alles compleet is.
• Houd rekening met de planning van de tekenbevoegde(n). Zijn ze op vakantie? Zorg dat ze op tijd tekenen, of dat ze iemand hebben gemachtigd.
• Staan er twee tekenbevoegden volgens het KvK-uittreksel? Dan moeten ze ook allebei tekenen.
• Bij sommige aanbestedingen is zomaar een digitale ondertekening niet toegestaan. Je mag dan enkel een digitale handtekening met certificaat OF natte handtekening zetten. Dit wordt altijd genoemd in de leidraad, onder uitsluitingsgronden of geschiktheidseisen.

Stap 5a (optioneel): Presenteren / Proeve van Bekwaamheid afleggen

Bij sommige aanbestedingen is het afleggen van een Proeve van Bekwaamheid (PvB) vereist. Een Proeve van Bekwaamheid is een praktische toets waarbij inschrijvers de benodigde competenties van de specifieke aanbesteding aan moeten tonen in een korte tijd. Denk hierbij aan een presentatie of uitwerking van een casus toegespitst op het specifieke vakgebied onder tijdsdruk.

Goede voorbereiding is het halve werk voor het succesvol afleggen van een PvB. Bij Wedobids bereiden we een proeve voor door met alle stakeholders van tevoren een plan van aanpak uit te werken met meerdere scenario’s. Zo kun je direct met de juiste kennishouder spreken bij de bekendmaking van de inhoud van de proeve, wat je tijd bespaart.

Tip: Doe een dry run. Ook wel: een oefening waarbij je doet alsof je de proeve al aflegt. Want al stuur je nog zo’n goede presentator, in een dry run kom je altijd zaken tegen die beter kunnen. En het verschil tussen winst en verlies kan in de kleinste details zitten.

Stap 6: Evalueren

Na de indiening is het tijd om te wachten op de voorlopige gunningsbeslissing: de bekendmaking van de aanbestedende dienst aan wie zij de opdracht gunnen. Deze beslissing gaat gepaard met toelichting over de scores op kwaliteit en prijs. Na de voorlopige gunningsbeslissing krijgt iedere inschrijver de kans om een evaluatie in te plannen met de aanbestedende dienst.

Ons advies is om altijd een evaluatie in te plannen, ongeacht verlies of gunning van de opdracht. Het gesprek biedt kans om verdiepende vragen te stellen over de puntentelling en waarom de winnende partij een hogere score heeft behaald. Zo doe je nieuwe inzichten op die je kunt gebruiken voor het verbeteren van je volgende inschrijving op een aanbesteding. Laat deze kans niet liggen!

Kom je er niet uit? Schakel Wedobids in voor 100% garantie op foutloze inschrijvingen

Als je merkt dat je vastloopt of onzeker bent over de eisen en procedures, aarzel dan niet om ons in te schakelen. Met Wedobids verzeker je jouw organisatie van foutloze inschrijvingen en optimale scores op kwaliteit. Door gebruik te maken van onze kennis en ervaring, vergroot je niet alleen je kansen op succes, maar bespaar je ook tijd en stress. Zo kun je je volledig richten op wat echt belangrijk is: het leveren van uitstekende producten en diensten.

Ben je na het lezen van dit artikel benieuwd naar meer informatie over het inschrijven op aanbestedingen? Lees ook onze 10 tips voor het schrijven van aanbestedingen. Of volg ons op LinkedIn voor nog meer handige artikelen en nieuws over aanbestedingen.